Team assistant and document controller

Job Description

Resposabilitati Asistenta management

 

  • Asigura asistenta pentru management: calatorii de afaceri si procesul de decontare, managementul agendei de lucru, corespondenta la cerere, aranjamente la intalniri la cerere, arhivarea dosarelor managementului

  • Ofera suport pentru organizarea evenimentelor pentru management, workshopuri si intalniri la cerere

  • Asigura materialul de birotica si protocol, inclusiv comanda acestora

  • Asigura fluxul corect de documente si arhivarea acestora

  • Asigura materialele promotionale si de marketing

  • Actualizarea bazei de date si elaborarea si redactarea documentelor si situatiilor cerute de management

  • Redactarea corespondetei de afaceri necesara desfasurarii activitatii zilnice

  • Realizarea/gestionarea traducerilor engleza-romana, romana-engleza

  • Asigura suport in cazul sarcinilor si proiectelor speciale la cererea si cu acordul managementului

 

Resposabilitat Document administrator:

  • Administreaza si intretine documentele predate pentru arhivare si pune la dispozitie parti din acestea la cerere

  • Este reponsabil de arhivarea sistematica a documentelor

  • Aloca si gestioneaza numerele de inregistrare corespunzator nivelului de securitate; asigura circulatia informatiei

  • Asigura accesul optim al utilizatorului la documentele arhivate in conformitate cu legislatia in vigoare

  • Este responsabil de asigurarea conservarii informatiilor si arhivarea acestora

  • Este responsabil de elaborarea instrumentelor de lucru pentru pastrarea in siguranta a inregistrarilor si a documentelor de valoare

  • Poate indeplini orice alte dispozitii date de superiorul ierarhic in realizarea strategiilor pe termen scurt ale companiei in limitele respectarii temeiului legal; raspunde la toate solicitarile venite din partea administratorului pentru indeplinirea unor sarcini conforme fisei postului

  • Gestioneaza, distribuie si documenteaza feedback-ul, raspunsurile si documentele primite (de la furnizori, clienti sau alte parti terte); poate verifica documentele din punct de vedere formal; poate inregistra si, daca este necesar, poate urmari trimiterea si distribuirea documentatiei

  • Pastreaza evidenta vizitelor directorilor de vanzari si le ofera suportul in planificarea acestora

  • Este Super-User pentru aplicatia interna Siemens actualizeaza datele despre oportunitatile si activitatea echipei de vanzari;

 

 

Cerinte pentru Candidatul ideal

 

 

  • Absolvent studii economice (studii superioare)

  • Cunostinte de limba engleza: nivel avansat

  • Experienta in domeniul administrativ: minim 1 an

  • Cunostinte de operare PC - nivel foarte bun pentru Windows, MS Office, Internet Explorer, Outlook

  • Capacitate foarte buna de comunicare si relationare cu clientii

  • Capacitate de organizare si prioritizare a activitatilor zilnice

  • Proactivitate si receptivitate


Job ID: 110709

Organization: Portfolio Companies

Experience Level: Early Professional

Job Type: Full-time

Can't find what you are looking for?

Let's stay connected

Can't find what you are looking for?