L’adjoint de direction

Description du poste

Epocal est un fabricant de premier plan sur le marché des produits de diagnostic clinique au point d’intervention. Le système d’analyse du sang epoc® est la première solution d’analyse au point d’intervention rentable à tirer parti de la technologie de carte intelligente et des communications sans fil pour fournir aux prestataires de soins de santé des résultats relatifs au gaz sanguin, aux électrolytes et aux métabolites, au chevet du patient, en temps réel et de la même qualité que ceux en laboratoire. Ce système est maintenant un outil bien établi de la profession médicale et il est accessible dans le monde entier. Epocal s’est engagée à fournir des produits et des services de haute qualité sur lesquels les patients et les fournisseurs peuvent compter pour obtenir de l’information toujours précise et exploitable. L’entreprise déploie des technologies innovantes uniques qui non seulement transforment les produits de diagnostic, mais se développent également en de nouvelles plateformes et solutions aux résultats éprouvés en matière de santé et de rentabilité.

Sous la supervision du vice-président, Exploitation du site; l’adjoint de direction est responsable de l’organisation et de la coordination de toutes les fonctions administratives internes, notamment : les activités et procédures de bureau visant à garantir l’efficacité et l’efficience organisationnelles.

L’adjoint de direction sert également de point de contact direct avec les clients d’Epocal, qu’ils soient internes ou externes, afin de s’assurer qu’ils reçoivent un service de qualité supérieur et de répondre à leurs questions, préoccupations ou plaintes. Ces clients peuvent être des membres du personnel, des visiteurs individuels ou en groupe, des fournisseurs ou d’autres entreprises, et la nature de leurs besoins en matière de services peut varier considérablement.

Rôles et responsabilités :

Superviser les activités administratives générales des établissements Walkley et Brookfield et y participer, y compris, sans toutefois s’y limiter :

  • Gérer de manière proactive les calendriers du vice-président, Exploitation du site et du directeur financier, en organisant des réunions, en assurant la planification en temps réel, en prenant des rendez-vous et en évitant les conflits de réunions.
  • Préparer le vice-président, Exploitation du site et le directeur financier avant toutes les réunions, en s’assurant que les documents pertinents sont prêts à être examinés à l’avance
  • S’assurer que les rapports de conformité sont remplis en temps opportun.
  • Responsable de contribuer à divers projets spéciaux, réunions, activités ou événements devant être organisés par Epocal de temps à autre en collaborant avec des collègues / services d’Epocal selon les besoins.
  • Préparer les rapports de routine spécialisés et la correspondance et/ou les statistiques
  • Maintenir les dossiers et les systèmes de classement; entrer des données dans des systèmes informatiques, y compris des applications Office ou des progiciels spécialisés
  • Remplir les rapports de routine, afin de soutenir les processus de décision dans le domaine assigné
  • Transcrire les procès-verbaux des réunions, effectuer des recherches et créer des présentations
  • Prendre des dispositions de voyage, comme réserver des vols, des voitures, des chambres d’hôtel et des tables de restaurant, et coordonner les itinéraires des programmes.
  • Passer des commandes de nourriture et gérer les reçus
  • Effectuer des tâches liées au courriel entre les bureaux
  • Maintenir et renouveler les stocks des fournitures de bureau, prévoir les fournitures nécessaires et vérifier les reçus
  • Gérer les appels téléphoniques et la correspondance par courriel, lettres, colis, etc.

Remarque : Les tâches ne se limitent pas à celles énumérées ci-dessus. Des tâches supplémentaires peuvent être assignées selon les besoins. Toutefois, des accommodements raisonnables seront mis en place lorsque possible, en fonction de la conjoncture économique.

Personnes-ressources clés

  • Le titulaire de ce poste relève directement du vice-président, Exploitation du site
  • Interagir régulièrement avec tous les services et groupes au sein d’Epocal ainsi qu’avec des clients et fournisseurs externes

Exigences relatives à l’emploi

  • Attitude professionnelle, initiative et esprit d’équipe
  • Capacité à effectuer un grand volume de saisie de données, avec une attention particulière portée aux détails
  • Capacité à effectuer avec précision les tâches quotidiennes requises en temps opportun
  • Le service client doit être une priorité relativement aux visiteurs et aux clients internes à tous les niveaux de l’organisation.
  • Environnement au rythme rapide et en constante évolution dans le but d’accroître la qualité
  • Excellentes aptitudes en communications interpersonnelles, à l’oral et à l’écrit
  • Capacité à effectuer plusieurs tâches simultanément et à exécuter des tâches avec un minimum de supervision tout en exerçant une discrétion limitée et un jugement indépendant dans un environnement au rythme rapide
  • Excellentes aptitudes analytiques, organisationnelles et de résolution de problèmes, ainsi qu’un grand souci du détail et de la précision
    • Longues périodes de travail en position assise (utilisation d’un ordinateur)
    • Capacité à demeurer agenouillé ou accroupi à l’occasion
    • Capacité à soulever des charges légères à modérées occasionnellement pour transporter du matériel, de l’équipement et/ou des documents

Compétences et exigences (formation et expérience)

  • Diplôme collégial en administration de bureau préféré et/ou combinaison équivalente d’études et d’expérience technique acceptable pour Epocal
  • De 8 à 10 années d’expérience en tant qu’adjoint de direction ou administrative, un atout
  • Excellente connaissance des logiciels MS Office (Word, Excel, Outlook, Access, Visio et PowerPoint)


Job ID: 190888

Secteur: Siemens Healthineers

Entreprise: EPOCAL INC.

Niveau d'expérience: Confirmé

Type de poste: Temps plein



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